Tehokkaat tilat vai tilavat tehoneliöt?

Yritysten toimitilojen käyttö on muuttunut viime vuosien aikana johtuen mm. etätyön mahdollisuuksista mutta myös monien yritysten muuttuneista toimintatavoista ja tekniikan kehittymisestä. Etätyöhän tarkoittaa muutakin kuin kotoa käsin työskentelyä: joustotyötä, liikkuvaa työtä, monipaikkaista työtä, hajautettua työtä, virtuaalityötä ja e-työtä. Etätyön etuina ovat säästöt fyysisen toimitilan kustannuksissa, työmatkojen ajassa ja työmatkaliikenteen kuluissa sekä päästöissä. Hyvän ja joustavan etätyön edellytyksenä ovat luottamus sekä toimivat tietoliikenneyhteydet.

Muuttuneet työtavat asettavat yritysten toimitiloille uusia haasteita, joihin voidaan vastata monitilatoimiston hyvällä ja ammattitaitoisella suunnittelulla. Suunnittelutyö, työympäristömuotoilu pureutuu yrityskulttuuriin ja toimintatapoihin, henkilöstön toimintatapoihin sekä työnteon tapoihin nyt sekä ennakoivasti seuraavien vuosien ajalle. Suunnittelussa otetaan huomioon hyvä muutosjohtaminen ja henkilöstön osallistavat menetelmät. Monitilatoimiston suunnittelussa on hyvä muistaa, että taustalla on tarve löytää avotoimistoja parempi ratkaisu, joka on tilankäytöltään tehokkaampi kuin perinteinen koppikonttori.

Tilasuunnittelun tärkeä tavoite on ymmärtää työntekijöiden tavat tehdä työtä sekä suunnitella uudet tilat erilaisille käyttäjille. Kuka on nomadi, kuka tarvitsee työhuoneen? Kuinka paljon henkilöstöstä tekee itsenäistä työtä, tiimityötä, projektityötä, luottamuksellista työtä? Kuka matkustaa paljon tai kuka on aina paikalla? Kuitenkin vähintään yhtä tärkeää on saada yrityksen brändi näkyviin heti sisääntulossa ja aulatiloissa. Ensivaikutelma syntyy sekunneissa ja siihen vaikuttavat kaikki aistihavainnot. Brändin vahvistaminen ja tunnettuuden lisääminen sisustuksellisin keinoin vahvistaa yrityksen identiteettiä ja luotettavuutta niin vierailijoiden kuin oman henkilöstön silmissä.

Toimitilojen tilasuunnittelussa tilat jaetaan usein eri vyöhykkeisiin. Näin saadaan loogiset toiminnot keskitettyä julkisiin, puolijulkisiin ja sisäisiin vyöhykkeisiin. Ensimmäisellä vyöhykkeellä sijaitsevat sisääntulo, aulatilat ja brändinäkyvyys. Sen jälkeen tulevat muut kohtaamistilat; kokouskeskus, mahdollinen showroom, working cafe, lounge sekä työtiloja, joissa voi pistäytyä lähettämässä sähköposteja tai tehdä lyhytaikaisia työtehtäviä. Rauhallisimmalle paikalle sijoitetaan luonnollisesti keskittymistä vaativat työnteon tilat sekä muut sisäiset kohtaamistilat. Fyysisten tilojen lisäksi virtuaalisten tilojen suunnittelu on tärkeää. Tämä mahdollistaa moninaisen viestimisen sekä eri yhteisöjen tiedonkulun vaivattomasti.

Asianmukaisella ja tavoitteellisella suunnittelulla saadaan olemassa olevat neliöt tehokkaasti käyttöön, tiloista tulee muunneltavat ja monikäyttöiset sekä saadaan nykytekniikka käyttöön parhaimmalla mahdollisella tavalla. Tehokkuus monitilatoimistoissa on 15-20 m2/hlö, perinteisissä koppikonttoreissa keskimäärin 30 m2/hlö. Ota yhteyttä, niin kerron lisää!